Devolución del libro de actas de la Comunidad

La no devolución del libro de actas de la Comunidad de Propietarios puede suponer incluso una condena penal por apropiación indebida.

Devolución del libro de actas de la ComunidadEntre las funciones encomendadas por la Ley al Administrador de la Comunidad, o en su defecto el Presidente, se encuentra la de custodiar la documentación de la Comunidad de Propietarios, constituyendo el libro de actas uno de sus más importes documentos, por lo que al cesar en dicho cargo deberán proceder a la devolución del libro de actas de la Comunidad y del resto de libros contables que tuviese en su poder.

El artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) establece que corresponde al Administrador de la comunidad, entre otras cuestiones, la de «custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad». En defecto del cargo de administrador, el Presidente será quien ejerza sus funciones, por lo que en aquellas comunidades donde no se haya elegido un administrador ( y en los Estatutos no se diga otra cosa), el Presidente tendrá la obligación de custodiar el Libro de actas y demás documentos.

Cuando cesan en el cargo el administrador o el Presidente (que tuviese encomendada la custodia de los documentos),  tienen la obligación de proceder a la devolución del libro de actas de  la Comunidad y resto de documentación que obrase en su poder, pudiendo constituir la negativa a dicha entrega, una infracción penal o condena civil por responsabilidad del Administrador según la vía que utilice la Comunidad para solicitar su reclamación.

Evidentemente la vía penal se utiliza en pocas ocasiones, ya que para que pueda calificarse esa conducta contraria a la entrega del libro de actas como delito o falta de apropiación indebida, se requiere una actitud negativa rebelde y persistente.

La Audiencia Provincial de Badajoz (Sección 1ª) en sentencia 4 abril 2006, condenó al Presidente de una Comunidad de Propietarios como autor de una falta de apropiación indebida de cosa mueble (los libros se consideran «cosas muebles»),  al entender que su negativa a la devolución del libro de actas de la Comunidad y demás documentos contables se incardinan dentro del artículo 623.4 del Código Penal. Resumidamente esta sentencia dice lo siguiente:

  • «Consta sobradamente acreditado que al denunciado se le entregó el libro de actas de la Comunidad en su calidad de presidente de la misma y con la obligación de custodia del mismo y lógicamente a su posterior devolución y una vez dejara de ejercer las citadas funciones, no obstante ello dicho libro no ha sido devuelto a pesar de haber sido requerido expresamente para ello. El artículo 623.4 del Código Penal sanciona a los que cometieren apropiación indebida, en cuantía no superior a 400 euros, debiendo poner dicho precepto en íntima relación con el art. 252 Código Penal, quien sanciona a los que en perjuicio de otro se apropiaren, entre otros supuestos, de bienes muebles que hayan recibido en depósito, comisión o administración, y con la obligación de devolverlos, que es lo que ocurre en el presente supuesto, y sin que por otro lado haya acreditado el acusado haberlo depositado a disposición de la Comunidad o su imposibilidad de entregarlo.»

Asimimso, la Comunidad de propietarios puede ejercitar una demanda civil para solicitar la devolución del libro de actas de la Comunidad por parte del Administrador o Presidente que lo tuviesen bajo su custodia. a modo de ejemplo, os dejamos como extracto la sentencia dictada por la Audiencia Provincial de Cádiz (Sección 2ª) de 19 octubre 2010, donde condenan al administrador a que haga entrega de este y otros documentos:

  • «Corresponde al Administrador, conforme al artículo 20 LPH, entre otras, las funciones de actuar, en su caso, como Secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la Comunidad y todas las funciones que se confieran por la Junta de propietarios. La omisión de entrega a la Comunidad de propietarios demandante del libro de actas y de contabilidad fue comunicada al Sr. Administrador para que las depositase en el Colegio de Administradores de Fincas, contestando el Sr. Administrador que la documentación relativa a dicha Comunidad se encuentra depositada en el Colegio de Administradores, comprobándose por la Comunidad demandante, que a excepción del Libro Mayor, faltan todas las demás. Corresponde la carga de la prueba de acreditar la entrega de los libros al Administrador, por lo que no habiendo acreditado su entrega a la Comunidad, procede su condena a dicha entrega y las costas del procedimiento».

Por último señalar que la no devolución del libro de actas del Comunidad de Propietarios o de aquella otra documentación que tuviese bajo su custodia el Administrador, o en su caso el presidente, puede derivar igualmente en la solicitud de daños y perjuicios a favor de la Comunidad, siempre y cuando demuestre en el procedimiento la existencia de los mismos y su importe.

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7 Responses to Devolución del libro de actas de la Comunidad

  1. Marian crespo en 22 de febrero, 2014 de 14:55

    Hola,queria exponer mi problema,hace 3 meses se nombró presidenta a la dueña de el local ubicado en el edificio donde yo vivo,yo fui nombrada secretaria pero no sabia a que tiene derecho este nombramiento,me he estado informando un poco y quería saber si la cantidad que pagamos todos los vecinos es la que nos corresponde o no.. Si mal no tengo entendido se paga por el coeficiente?es que entonces es abusivo lo que nos están cobrando a todos y cada uno de los vecinos,le he pedido por favor a la presidenta el libro de actas para llevarlo a un administrador de fincas y me lo ha negado,dice que sólo me lo dará si yo convoco una reunión en la que estén presentes todos los vecinos,no tengo el derecho yo a custodiar el libro?hay que hacer una reunión para esto realmente?no tengo derecho a que me deje el libro de actas?.gracias

    • Francisco Sevilla Cáceres en 27 de febrero, 2014 de 18:12

      Hola Marian Crespo:
      1.- Efectivamente el artículo 19.4 de la LPH establece que el secretario custodiará los libros de actas de la Junta de propietarios.Por tanto es una función que le encomienda la Ley; el Presidente podrá examinarlos pero realmente quien los debe de tener es el secretario.
      2.- Si no se los entrega, debería requerirlo y en su defecto, si sigue en su empeño de no entregarlos puede incluso acabar en los tribunales.
      3.- De otro lado, para ver lo del reparto de gastos comunes si se está haciendo conforme a Ley, lo suyo es que también examine el Título constitutivo, donde debe venir los distintos coeficientes de participación. Ese documento junto con los Estatutos y el Libro de actas serán los que puedan esclarecer si es correcto o no el pago.
      Si quiere centrar más la consulta o que conteste alguna otra duda sobre este tema, si quiere puede llamarme al teléfono de consukltas 807 502 004 y hablamos personalment (Horario de atención de Lunes a Viernes de 9 de la mañana a 8 de la tarde). Un saludo y gracias por visitarnos.

      • Marian crespo en 3 de marzo, 2014 de 12:00

        Ante todo muchísimas gracias por contestar a mi pregunta anterior,el pasado lunes dia 24/02 le mandé un burofax a la dueña de el local y presidenta de la comunidad,diciendole en el que necesitaba el libro de actas,me dijo por mensaje que el libro no me lo dá,que en su lugar me hace fotocopias de el mismo libro y que las tendría en el local a partir de el miércoles siguiente,he ido hoy a hablar con ella y sigue en sus trece de no darme el libro,le he dicho que yo no quiero fotocopias y que necesitaba el libro para llevarlo a un administrador,sigue negándolo aun a sabiendas que le he dicho que la puedo denunciar,segun dice ella no tengo derecho ni como propietaria ni cómo tesorera a tener yo el libro,dice que el libro de actas no está puesto por coeficiente,y que hace 25 años se votó po unanimidad de todos los vecinos y que eso no se puede cambiar,y que si la denuncio seré yo la que saldrá perdiendo porque aparte tendré que pagar gastos de denuncia y juicio,ya no sé lo que hacer,porque si al final tiene razón y se sale con la suya yo no puedo acarrear gastos de un juicio si es que tengo las de perder.. Por favor le pido amablemente una respuesta a mi comentario pues no sé cómo actuar.. Gracias,un saludo.

  2. Joaquín Ricarte Aventín en 1 de abril, 2014 de 15:13

    Pero, ¿cuál es el plazo de tiempo máximo que tiene legalmente el Administrador/Secretario para devolver toda la documentación?

  3. MARIAJOSE en 6 de junio, 2018 de 9:18

    Buenos días:

    Hace ya casi dos meses que hicimos en mi comunidad de propietarios la reunión para cambio de presidente. Durante ocho años he sido yo la presidenta, ya que así lo querían mis vecinos, puesto que nadie quería serlo y a mí no me importaba. La cuestión es que en la última junta anuncié que ya no quería seguir siéndolo y que era hora que el cargo pasara a otro propietario. La reunión fue tensa, por lo que decidí entregar allí los documentos y marcharme, dejando la elección del nuevo presidente al resto de los vecinos.
    Al finalizar la reunión me dijeron quienes habían sido elegidos presidente y vicepresidente y me devolvieron toda la documentación de la comunidad, alegando que teníamos que firmar un papel con todo lo que entregaba. Hice el papel y le cité para firmarlo por ambas partes y entregar los documentos (con el acta de la reunión última ya hecha por mí y pasada al libro de actas) y se negaron a firmar ese documento que ellos me habían pedido, por lo que no les entregué la documentación.
    La cuestión es que pasados dos meses siguen sin recogerla, ya que quieren firmarme el documento como no conforme, cosa que no entiendo, puesto que han confiado en mí durante ocho años y siempre se han aprobado las cuentas. Yo ya tampoco me fío después de los últimos acontecimientos y solo quiero entregarla en caso que me pongan conforme. Siguen sin cambiarse las firmas en la cuenta bancaria de la comunidad y yo ya no debo ni quiero firmar ningún cheque, ya que hay un acta donde dice que no soy presidenta.
    La cuestión y siento enrollarme tanto, pero esto ya es de locos, es que no se que puedo hacer. Dicen que entonces sigo siendo presidenta, ¿me obligan a serlo?. ¿Puedo depositar la documentación en algún sitio y comunicarlo? ¿Cómo puedo proceder para acabar ya con esta incómoda situación? ¿tengo la obligación de ser presidenta?

    • Maria Jose Arcas Sariot en 6 de junio, 2018 de 19:04

      Hola Maria José, no tiene usted obligación alguna de ser presidenta, lo que puede hacer es depositar la documentación ante notario y comunicárselo al nuevo presidente

      • MARIAJOSE en 11 de junio, 2018 de 12:03

        Muchas gracias por responder a mi consulta del pasado día seis.
        Sabe que cuesta depositar la documentación ante notario?
        Muchas gracias

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